职场分享：如何组织高效线上会议【精选推荐】

下面是小编为大家整理的职场分享：如何组织高效线上会议【精选推荐】,供大家参考。

　

　如何 组织高效的线上会议

　 疫情的发展，使得我们的工作生活方式乃至商业模式随之变化，许多线下会议也都转为了线上。以下便是组织完美线上会议的 8 个步骤，无论是团队的第 1 次线上会议，还是第 N 次，你都可以参考。

　1 1 、 带着目标去规划。

　“定期开会的时间到了”并不是一个开会的充足理由，你还是要提前通知团队成员开会事项。

　正确的目标会让规划过程更顺利，因为参会者能对将要讨论的内容有真切的期望，并可以进行相应的规划。召开会议的其他可行理由还包括：对某个问题展开讨论、提出想法、做出决定，或者实时协作完成一份文件。每次会议只针对一个目标，如果问题不止一个，你就该考虑组织两次会议，即使在同一天也无妨。

　2 2 、 精简参会人员。

　不是团队中的每个人都要出席所有会议，你每次发出会议邀请，其实都会妨碍他们处理真正想做的工作。请记住，1 小时的 9 人会议的成本不是 1 个小时，而是 9 个小时。随着会议人数的增加，会议的有效性通常会下降。所以你要明智地利用员工的时间，参会者名单越短越好。

　3 3 、 制定合理的议程。

　每次会议都应该准备一份议程，而且要正确合理。研究表明，仅有议程并不会改变任何人对会议有效性的看法，重要的是议程内容是

　否合理，以及会议是否按照议程举行。同时，议程不要使用太抽象的标题，而是用问题的方式呈现。例如，将“营销问题”改为“如何在减少广告预算的同时保持收益不变？”，或者是把“随便聊聊”改为“有哪些重要的信息需要分享?”。问题式标题有两个好处。第一，当你提前发布议程时，人们就有了相应的情绪基调。第二，问题式标题可以让每个人都清楚会议是否真的有效。如果问题得到了解决，那就是一次真实有效的会议。

　4 4 、 提前 0 10 分钟开启会议通道。

　善用会前时间有助于提升团队关系。线下会议中，关系的建立可能是因为参会者能一起从工位走到会议室，也可能是因为他们提前到会议室聊天。而在线上，如果你准时开始会议，就无形中剥夺了团队的社交时间。所以提前 10 分钟开启会议通道，并告知团队可以随时进入。在这 10 分钟，你还可以问一些问题，鼓励参会者分享现实经历。

　5 5 、 利用会议记录。

　每次开会应该指派一位记录者来记录会议的讨论内容。尤其要记录下之前没发现的问题、新的想法和决策，以及相应的解决措施。谁在哪个时间点说了什么并不重要，重要的是要记录下参会者提出了什么想法，以及谁承诺对这些想法采取什么行动。

　6 6 、 不要离题。

　随着会议的进行，一定要保证讨论不要离题，并坚持执行计划好的时间分配。一旦你稍不注意，那些在谈话中占据主导地位的过度分

　享者就会让讨论迅速跑题；还有些假装问问题，但实际上只是想秀出长篇大论的人也会让会议跑偏。会议安排有着明确目的，因此你要打断他们，让他们克制自己的分享欲。如果有人迟到了，你也不需要浪费时间重复介绍之前讨论的内容。他们有会议议程，也可以随时观看会议回放或阅读会议记录。

　7 7 、 结束时进行总结。

　随着会议接近尾声，你要及时拉回所有人的注意力，并快速总结会议内容。如有需要，你可以让指定的记录者回顾会议记录，或者简单地捋一遍议程中的问题，并询问每个人是否已经得到了答案。最后，确认需要跟进的员工是否理解。如果可能的话，最好敲定每个行动方案的提交时间。

　8 8 、 别急着关闭会议通道。

　按时或提前结束会议，但不要立即关闭会议通道。就像你提前几分钟开启会议一样，结束会议后一样可以让人们继续进行交流。如果你是线上会议的“主持人”，你可能必须等到所有人都离开会议；但如果你需要专注于其他事务，你可以选择静音并关闭摄像头。另外，会后一定要发送会议记录，或者让人们知道如果错过了会议，可以在哪里观看或收听回放。你也可以向团队成员询问会议反馈，这样可以帮助你根据他们的喜好做出调整，以此改善下一次会议。

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