如何做好会议筹备组织管理工作

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如何做好会议筹备组织管理工作

作者：潘爱东

来源：《企业文化》2017年第35期

摘要：召开会议的目的是作出决策，解决问题，布置工作。会议筹备组织工作就是紧紧围绕并很好的服从服务于这一目的和宗旨，把保证会议的顺利，保证完成会议预定目标，保证会议质量和提高会议效率作为工作的指导原则。牢固树立服务意识、创新意识、精品意识，做到严谨细致、高效优质、安全保密，确保会议开得圆满成功。

关键词：会议管理；流程优化；环节控制；总结提升

会议的组织筹备管理工作主要由各单位办公室来承担。总体要求是：牢固树立服务意识、创新意识、精品意识，做到严谨细致、高效优质、安全保密。在具体的筹备组织管理工作中应注意把握好以下几个环节。

一、认真细致地做好会前筹备工作

拟定筹备工作方案。方案主要包括会议名称、起止时间、地点、会议议题、参加会议人员范围、人数、会议日程、分组安排和召集人名单、会议材料目录和准备单位、会议工作机构设置、负责人和工作方式、会标、会场布置和主席台安排意见、文娱活动、会议报道、经费预算等。如会议有选举、颁奖、参观、合影等活动，也将安排意见一并列入。

起草会议通知。根据批准的会议筹备方案，起草会议通知。会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点、与会人员、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、联系人和联系电话等要素。落实与会人员名单。会议通知发出后，按要求认真做好与会人员报名登记工作，及时落实与会人员名单。对请假的与会人员，按程序报有关领导批准。对有关单位的要求和问题，及时请示分管领导，按领导意见答复。

确定会议步骤。会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日做出的安排，是程序的具体化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导的批准，切不可随意变动。

会前检查。会议召开前一天，检查会议文件材料的准备情况，与会人员报名、分组情况、会议室安排、会场布置及安全保卫工作等。同时，按程序报批《会议须知》，于会议报到前印出。

组织报到。会议工作人员提前进驻会议驻地，组织签到，发放会议材料、证件及预备会议通知等。布置会场。提前布置会场，摆放座签，检查会标、音响等。

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